給与支払報告書、給与所得者異動届出書を提出するには

PCdeskを使用して給与支払報告書、給与所得者異動届出書(以下「給与支払報告書等」といいます。)を提出する方法を説明します。
給与支払報告書等を提出する方法には、次の3種類があります。

  • PCdeskで1人分ずつ手入力しながら作成・提出する方法
    PCdeskを使用して1人分ずつ手入力しながら給与支払報告書等を作成・提出する方法です。この場合は、下図の「給与支払報告書等を取り込むための準備」(1)~(3)を行った上で、通常の申告データ作成と同様に「申告データの準備」を行い、申告税目・提出先を指定し、給与支払報告書等を作成・送信します。操作の流れについては、「電子申告の基本的な流れ」をご確認ください。
    ※給与支払報告書(個人別明細書)を作成する場合、以下の点に注意してください。
    • 複数ページにわたる場合、途中に編集していない別表が存在しないようにしてください。
    • 最終ページまで編集した後、「次頁」ボタンをクリックして新しい別表を開かないでください。
  • CSVファイル形式のデータをPCdeskへインポートして提出する方法
    市販の税務・会計ソフトウェアなどで作成したCSVファイル形式のデータをPCdeskへインポートして提出する方法です。詳細については、「各種ドキュメント」ページから「PCdesk操作マニュアル」をダウンロードして「7.8 CSV取り込みにより、申告書を作成する」をご確認ください。
  • XMLファイル形式のデータをPCdeskへインポートして提出する方法
    市販の税務・会計ソフトウェアなどで作成した給与支払報告書等のデータをXMLファイル形式でファイル出力してPCdeskへインポートして提出する方法です。この場合は、「申告データをインポートする」機能を使用します。この機能については、「インポート/エクスポートする」をご確認ください。

ここでは、例として給与支払報告書のCSVファイル形式のデータをPCdeskへインポートして提出する方法を紹介します。

給与支払報告書等の作成・提出(CSVファイルのインポート)の流れ

市販の税務・会計ソフトウェアなどで作成したCSVファイル形式のデータをPCdeskへインポートして提出する流れは、下図のとおりです。「利用者が行う操作」をご確認いただき、該当する操作を行ってください。

給与支払報告書等の作成・提出(CSVファイルのインポート)の流れ

給与支払報告書等をcsvファイル形式で出力する 基本情報ファイルを授受する 特別徴収義務者情報を登録する 利用届出(変更)または利用届出(新規)を行う 内容を確認し、電子署名して送信する 作成条件を指定し、csvファイル形式のデータをインポートする 作成対象(給与支払報告書等)を選択する pcdeskへログインし、「申告データ一覧」画面を表示する 特別徴収税額通知について csvファイルのインポートエラーに対処するには 給与支払報告書等を取り込むための準備 給与支払報告書等を作成・提出する手順

給与支払報告書等を取り込むための準備

(1)利用届出(変更)または利用届出(新規)を行う

給与支払報告義務者(以下「提出義務者」といいます。)は、あらかじめ利用届出を行い、給与支払報告書等の作成・提出ができるようにしておく必要があります。

  • すでに利用者IDを取得している場合
    すでに利用者IDを取得している場合は、PCdeskの「提出先・手続き情報【利用届出(変更)】」から「提出先・手続き一覧」画面を表示し、申告税目として「個人都道府県民税・市区町村民税(特徴)」を追加してください。申告税目を追加する方法については、「提出先・手続きを照会・変更する」や「各種ドキュメント」ページから「PCdesk操作マニュアル」をダウンロードして「4.2 提出先、申告税目を確認・変更する」をご確認ください。
  • 利用者IDを取得していない場合
    利用者IDを取得していない場合は、利用届出(新規)を行うなど、eLTAXを利用するための準備が必要です。eLTAXを利用するための準備については、「eLTAXご利用の流れ」をご確認ください。
    なお、利用届出(新規)を行う際には、「提出先・手続き情報」の「申告税目」として「個人都道府県民税・市区町村民税(特徴)」を指定してください。

(2)特別徴収義務者情報を登録する

あらかじめ、給与支払者の名称・所在地などの情報を、特別徴収義務者情報としてPCdeskへ登録しておく必要があります。
給与所得者異動届出書を作成・提出する場合も必要な操作です。

  • 提出義務者が自身で作成・提出する場合

    PCdeskの「申告データ作成メニュー」から「特別徴収義務者情報登録」を選択してください。「特別徴収義務者情報登録」画面が表示されますので、特別徴収義務者情報を登録します。

    「特別徴収義務者情報登録」画面

  • 税理士が作成・提出する場合

    ※ご注意いただきたいこと
    納税者切替を行い、関与先法人ごとに特別徴収義務者情報を登録していただく必要があります。

    1. 税理士の利用者IDでPCdeskへログインします。

    2. PCdeskのメインメニューから「申告データ作成メニュー」を選択します。

    3. 「申告データ作成メニュー」で「納税者切替」ボタンをクリックし、表示される「納税者切替」画面で
      納税者切替を行います。詳細については、「納税者を切り替える」をご確認ください。

    4. 「申告データ作成メニュー」に戻り、「特別徴収義務者情報登録」を選択します。

    5. 「特別徴収義務者情報登録」画面が表示されますので、給与支払者の名称・所在地など、関与先法人の
      情報を登録します。

    6. 最後に税理士の氏名、電話番号を登録し、「表示の内容で保存します」ボタンをクリックします。

    7. 全ての関与先法人に対して、手順3~6を行います。

(3)基本情報ファイルを授受する

税理士が給与支払報告書等を作成する場合に必要な操作です。
税理士が給与支払報告書等を作成する場合には、あらかじめ提出義務者の「基本情報ファイル」をPCdeskへ取り込んでおく必要があります。
基本情報ファイルを授受する方法の詳細については、「基本情報ファイルを授受する【税理士の操作】」「基本情報ファイルを授受する【納税者の操作】」をご確認ください。

(4)給与支払報告書等をCSVファイル形式で出力する

PCdeskには、CSVファイル形式のデータを作成する機能はありません。あらかじめ、市販の税務・会計ソフトウェアなどを使用して、給与支払報告書等をCSVファイル形式で出力しておいてください。

  • 市販の税務・会計ソフトウェアなどを使用する場合
    給与支払報告書等のCSVファイル形式のデータを出力する際は、eLTAXの給与支払報告書等に対応した市販の税務・会計ソフトウェアなどを使用してください。
  • CSVレイアウト仕様書に基づいてCSVファイル形式のデータを作成する場合
    • eLTAXで取り扱えるCSVファイルは、総務省通達を基にeLTAXで定めたCSVレイアウトとなります。CSVレイアウトについては「各種ドキュメント」ページから「給与支払報告書CSVレイアウト仕様書(総務省通知形式)」「給与支払報告書CSVファイルの各項目の記載に当たっての留意事項」をダウンロードしてご確認ください。
    • 給与支払報告書の提出にあたって事前にテスト用データなどを提出していただく必要はありませんが、全角/半角、文字数、必須などの制限により、CSVファイルのインポート時にエラーが発生することがあります。CSVレイアウト仕様書及び記載に当たっての留意事項をよくご確認の上、CSVファイル形式のデータを作成してください。
    • 日付に関する項目では、「元号」「年」「月」「日」などの複数の項目から日付を生成します。そのため、それぞれの項目では全角/半角、文字数などの制限を満たしていても、生成した日付が実在しないものになってしまうことがあります。複数の項目間で整合がとれていることも確認してください。また、CSVレイアウト仕様書の「備考」欄では、特定の項目に関して規定値を記載しているものもあります。それらの項目については、規定範囲内の値が入力されていることも確認してください。
    • Microsoft Excel などの表計算ソフトウェアでCSVファイル形式のデータを作成する場合には、表計算ソフトウェアの表示と、実際にCSVファイルの中に格納される値とで差異が生じることがあります。例えば、年月日などの日付に関する項目や規定の桁数にするために数値の前に「0」を付けている項目など、表示形式が関係する項目については特に差異が生じる可能性があります。作成後のCSVファイルをWindowsに付属しているメモ帳などのアプリケーションソフトウェアで開き、CSVファイルの中に格納されている値に対しても、CSVレイアウト仕様書および記載に当たっての留意事項をよくご確認ください。
    • CSVファイル形式の出力データ内に、複数の地方公共団体へ提出するデータが混在していても差し支えありません。ただし、提出先となる地方公共団体に対して「個人都道府県民税・市区町村民税(特徴)」を申告税目として利用届出している必要があります。利用届出が未提出の場合には、CSVファイルのインポート時に「利用届出未提出先」としてチェックされます。
    • 使用可能な文字コードについては、「文字の扱いについて」をご確認ください。なお、使用可能な文字コードの範囲外となるものについては、使用可能な文字コードの範囲内から代替文字を選択してください。

給与支払報告書等を作成・提出する手順

給与支払報告書等のCSVファイルをPCdeskへインポートする手順は次のとおりです。

※ご注意いただきたいこと
CSVファイル形式のデータをインポートして給与支払報告書等を作成した場合、インポート後に「個人別明細書」を編集することはできません。事前にCSVファイルの内容や特別徴収義務者情報の登録内容が正しいかどうかをよく確認した上で操作を行ってください。

(1)PCdeskへログインし、「申告データ一覧」画面を表示する

  1. 自身の利用者IDでPCdeskへログインします。詳細については、「ログイン/暗証番号を変更する」をご確認ください。
  2. PCdeskのメインメニューから「申告データ作成メニュー」を選択します。
  3. 税理士が操作する場合は、「申告データ作成メニュー」の画面右上にある「納税者切替」ボタンをクリックし、表示される「納税者切替」画面で納税者切替を行います。詳細については、「納税者を切り替える」をご確認ください。
    「申告データ作成メニュー」画面
     

  4. PCdeskの「申告データ作成メニュー」から「申告データ読込み」を選択します。
    「申告データ一覧」画面が表示されます。

(2)作成対象(給与支払報告書)を選択する

  1. 「申告データ一覧」画面で、「CSV取込により申告書を作成する」ボタンをクリックします。
    「申告データ一覧」画面
     
    基本情報ファイルをダウンロードするかどうかを確認する画面が表示されますので、「はい」ボタンをクリックします。すでに基本情報ファイルをダウンロードしている場合は「いいえ」ボタンをクリックします。
    確認メッセージの画面
    このとき、ポータルセンタへログインしていない場合、「ポータルセンタログイン」画面が表示されますので、利用者IDと暗証番号を入力してログインしてください。
    「作成対象申告書選択」画面が表示されます。
     

  2. 作成対象を選択し、「次へ」ボタンをクリックします。
    この例では「給与支払報告書」を選択します。

    「作成対象申告書選択」画面

    「提出年月日等入力」画面が表示されます。
    「給与所得者異動届出書」を作成する場合は、ここで「給与所得者異動届出書」を選択します。その場合、「提出年月日等入力」画面の内容が異なるなど若干の違いはありますが、基本的に以降の説明と同じ流れで作成できます。

(3)作成条件を指定し、CSVファイル形式のデータをインポートする

  1. 「提出年月日等入力」画面で、提出年月日、給与支払年分、給与支払期間、特別徴収税額通知の受取方法を指定し、「次へ」ボタンをクリックします。
    「提出年月日等入力」画面
    CSVファイルを指定する画面が表示されます。
     

  2. インポートする給与支払報告書のCSVファイル形式のデータを指定し、「開く」ボタンをクリックします。
    ファイルを指定する画面
     

  3. インポートしたデータの中に、利用届出をしていない提出先に対するデータがある場合には、「利用届出未提出先一覧」画面が表示されます。
    これらの提出先に対する給与支払報告書を作成する場合は、PCdeskの「提出先・手続き情報【利用届出(変更)】」から「提出先・手続き一覧」画面を表示し、提出先を追加してください。
    「利用届出未提出先一覧」画面
    利用届出済みの提出先に対してのみ給与支払報告書を作成する場合は、「次へ」ボタンをクリックしてください。「給与支払報告書提出先一覧」画面が表示され、利用届出済みの提出先だけを対象とした給与支払報告書を作成・提出できます。
     

  4. 「給与支払報告書提出先一覧」画面で提出先を選択し、「給与支払報告書を作成する」ボタンをクリックします。提出先は複数選択できます。
    「給与支払報告書提出先一覧」画面
     

    給与支払報告書等のデータが作成されます。作成が完了すると、完了を知らせるメッセージ画面が表示されますので、「OK」ボタンをクリックしてください。「給与支払報告書提出先一覧」画面に戻ります。
     
    完了メッセージの画面
     
    エラーが発生した場合には次の画面が表示されます。
    エラーメッセージの画面
    PCdeskでは、提出先ごとにエラーチェックを行っています。そのため、複数の提出先がある場合には、「はい」ボタンをクリックして他の提出先についてもエラーチェックを行い、あとでまとめてエラーを解決することができます。その都度エラーを解決する場合は、「いいえ」ボタンをクリックし、インポート処理を中止してください。
     

  5. 「給与支払報告書提出先一覧」画面の「結果」欄に、作成結果が「正常」と表示されていることを確認します。
    「給与支払報告書提出先一覧」画面
    「異常」と表示されている場合、エラーが発生したために給与支払報告書等は作成されていません。市販の税務・会計ソフトウェアなどを使用してCSVファイル形式のデータを出力した場合は、ご利用のソフトウェアの製造元へお問い合わせください。CSVレイアウト仕様書に基づいてCSVファイル形式のデータを作成した場合は「CSVファイルのインポートエラーに対処するには」をご確認の上、問題を解決してもう一度CSVファイルをインポートしてください。
     

  6. 「給与支払報告書提出先一覧」画面で「閉じる」ボタンをクリックします。
    「申告データ一覧」画面が表示されます。
    「申告データ一覧」画面
    インポートしたCSVファイルの明細件数が1,000件を超える場合、自動的に1,000件単位で分割され、複数のデータとして作成されています。

(4)内容を確認し、電子署名して送信する

  1. 「申告データ一覧」画面から、内容を確認するデータを選択して「選択した申告データを表示・編集する」ボタンをクリックします。
    申告書(本表)」画面
    「申告書(本表)」画面が表示されます。
     

  2. 申告書(本表)として給与支払報告書(総括表)が作成されていますので、内容を確認します。
    内容を修正したい場合は、「特別徴収義務者情報」の登録内容や、CSVファイルインポート時に指定した条件、CSVファイルの内容を見直し、正しい内容でもう一度CSVファイルをインポートしてください。
    「申告書(本表)」画面

    ※画面右上の「通常編集モードにする」ボタンをクリックすると本表の一部の項目については編集できるようになりますが、CSVファイルや特別徴収義務者情報の登録内容をもとに値が設定されているため、通常は編集する必要はありません。別表が多数存在する申告データの本表を編集した場合、編集後の保存処理に時間がかかることがあります。とくに給与支払報告書の保存処理には、非常に時間がかかることがありますので、インポート後の値を編集する際には十分ご注意ください。
     

  3. 給与支払報告書(個人別明細書)を確認します。「申告書(本表)」画面で、「様式/添付一覧」ボタンをクリックしてください。
    「様式/添付資料一覧」画面に給与支払報告書(個人別明細書)の一覧が表示されます。
     

  4. 「様式一覧」から、内容を確認する様式を選択して「選択された様式を開く」ボタンをクリックします。
    「様式/添付資料一覧」画面
    「別表」画面が表示されます。
     

  5. 別表として給与支払報告書(個人別明細書)が作成されていますので、内容を確認します。
    「前頁」/「次頁」ボタンをクリックすると、前後のページを確認できます。
    ここで給与支払報告書(個人別明細書)の内容を修正することはできません。内容を修正したい場合は、CSVファイル形式のデータ出力までさかのぼって内容を修正し、その後もう一度CSVファイルをインポートしてください。
    「別表」画面
     

  6. 「閉じる」ボタンを何度かクリックして、「申告データ作成メニュー」へ戻ります。

  7. 通常の申告データの場合と同様に、電子署名を付与して送信します。「申告データ作成メニュー」から「申告データ署名」「申告データ送信」を行ってください。
    詳細については、「電子署名を付与する」、「申告データを送信する」をご確認ください。
    電子署名の際は、給与支払報告義務者または代理人の電子証明書で電子署名してください。給与支払報告書に名前のあがっている一人一人の電子署名は必要ありません。
    「申告データ作成メニュー」画面
    これで給与支払報告書の提出は完了です。
    提出した給与支払報告書に追加、訂正、取消が発生した場合については、こちらをご確認ください。

特別徴収税額通知について

eLTAXでは、特別徴収税額通知書(特別徴収義務者用)を各地方公共団体のサービス状況により、以下2種類のいずれかによって提供します。
※各地方公共団体のサービス状況については、こちらを御確認ください。
 
・特別徴収税額通知データ   :電子署名無しの特別徴収税額通知書
・処分通知等(税額通知) データ:電子署名有りの特別徴収税額通知書
 
なお、地方公共団体によっては、上記2種類のデータを共に送付する場合があります。
送付形態の詳細については、送付元の地方公共団体にお問い合わせください。

 
<各データについて>
特別徴収税額通知データ

特別徴収税額通知データは、地方公共団体組織認証基盤(LGPKI)が発行する職責証明書で電子署名されていない特別徴収税額通知書です。
電子署名されていないため、オンライン化法で定める法的効力がないデータとなります。
そのため、特別徴収税額通知データの送付有無に関わらず、通知書等関係書類は、従前どおり各地方公共団体から送付されます。
 
なお、特別徴収税額通知データは、各地方公共団体から送付される特別徴収税額通知書(特別徴収義務者用)のうち、個人別明細情報を特別徴収義務者単位に取りまとめたCSV形式のデータとなります。

 
処分通知等(税額通知)データ

処分通知等(税額通知) データは、地方公共団体組織認証基盤(LGPKI)が発行する職責証明書で電子署名された特別徴収税額通知書です。
電子署名されているため、オンライン化法で定める法的効力を有するデータとなります。
そのため、各地方公共団体から通知書等関係書類が送付されない場合があります。
当該書類の送付の有無については、提供元の各地方公共団体にお問い合わせください。
 
なお、処分通知等(税額通知) データは、各地方公共団体から送付される特別徴収税額通知書(特別徴収義務者用)のうち、総括表情報及び個人別明細情報を含むXML形式のデータとなります。
PCdeskでは、上記データのうち、個人別明細情報をCSV形式で出力する機能を提供しております。

 
<各データの確認方法>
特別徴収税額通知データ

特別徴収税額通知データは、eLTAXのメッセージボックスにメッセージの添付ファイルとして届きます。

メッセージ一覧

「メッセージ一覧」画面からメッセージの内容を表示し、添付ファイルをダウンロードしてご利用ください。
※メッセージの確認方法は、「メッセージを確認する」をご確認ください。

 

 
処分通知等(税額通知)データ

処分通知等(税額通知)データは、eLTAXの処分通知等一覧に添付ファイルとして届きます。

 処分通知等一覧

「処分通知等一覧」画面から処分通知等(税額通知)データを選択し、「ファイルのダウンロード」又は「選択した明細の詳細内容を表示する」ボタンを押下し、添付ファイルをダウンロードしてご利用ください。

 

 
<各データのCSVレイアウト>

各データのCSVレイアウトは「各種ドキュメント」の「特別徴収税額通知CSVレイアウト仕様書(総務省通知形式)」、又は「処分通知等(税額通知)CSVレイアウト仕様書(総務省通知形式)」をご確認ください。
 
なお、本データの提供は関係法令等により定められたものではなく、提供の有無は、地方公共団体の判断に依ります。
そのため、地方公共団体によっては、利用届出が出ている全ての方に提供される場合や全く提供されない場合があります。

こんなときには

 

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